Information zum Hinweisgeberschutz

1. Vorwort

Die Beachtung von Gesetz und Recht, der internen Vorgaben sowie die Prinzipien unserer Verhaltensgrundsätze ist für die Sebapharma Gruppe höchstes Gebot. Es ist für uns von entscheidender Bedeutung, von möglichem Fehlverhalten zu erfahren und für eine entsprechende Aufklärung zu sorgen. 

Die nachfolgend aufgeführten Unternehmen der Sebapharma Gruppe unterliegen den Bestimmungen des HinSchG:

•    Sebapharma GmbH & Co. KG
•    Maurer Pharma Nord GmbH

Das eingerichtete Hinweisgeberverfahren gewährleistet den umfassendsten Schutz sowohl für die Hinweisgebenden als auch für den/die Betroffenen. Dazu gehört auch, dass wir die Möglichkeiten zur anonymen Kontaktaufnahme und Meldung anbieten.

Erst nach einer sorgfältigen Prüfung der Hinweise und dem Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen schwerwiegenden Regelverstoß wird eine Ermittlung eingeleitet. Diese erfolgt unter strikter Wahrung höchster Vertraulichkeit und im Rahmen eines fairen, zügigen und vertraulichen Prozesses.


2. Kontakt interne Meldestelle

Meldungen können an unsere externe Hinweisgeberbeauftragte, Lena Ludwig oder ihre Vertreter, entweder per E-Mail an hinweise-sebamed@psw.de oder als telefonische Nachricht unter +49 159 046 130 67 gemeldet werden.

Für Meldungen per E-Mail stellen wir eine Verschlüsselung bereit. Siehe Abschnitt 8.

Die Anonymität des Hinweisgebenden wird gegenüber der Sebapharma Gruppe gewahrt und wird nur nach vorheriger ausdrücklicher Einwilligung offengelegt.


3. Meldungen von Verstößen, die den Hinweisgeberschutz garantieren

Nachfolgende Rechtsverstöße können über unsere interne Meldestelle gemeldet werden:

•    Steuerbetrug
•    Geldwäsche
•    Ungereimtheiten bei der öffentlichen Auftragsvergabe
•    Fehler bei der Produkt- und Verkehrssicherheit
•    Verstöße gegen den Umweltschutz
•    Gefahren für die öffentliche Gesundheit 
•    Verstöße gegen Verbraucher- und Datenschutz
•    Verstöße gegen Strafvorschriften
•    Verstöße, die eine Ordnungswidrigkeit darstellen, und dem Zweck der Norm zuwiderlaufen, konkret dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit, so wie dem Schutz der Rechte von Beschäftigten dienen


4. Inhalt einer Meldung

Je mehr Informationen, Belege und Beweise Sie uns zur Verfügung stellen können, desto besser kann Ihre Meldung bearbeitet werden. Als Hilfestellung können Sie sich an den nachfolgenden Hinweisen orientieren:

•    Um welches Unternehmen/Standort handelt es sich?
•    Ihren Namen und Ihre Position bzw. in welcher Verbindung stehen Sie zu dem Unternehmen?
•    Was möchten Sie melden?
•    Wann war dieser Vorfall?
•    Wer ist an dem Sachverhalt beteiligt? (Personen, Abteilung, usw.)
•    Gibt es weitere Zeugen?
•    Sollten Ihnen Belege oder Beweise vorliegen, bspw. Dokumente, Fotografien o.Ä., können Sie diese bei Ihrer Meldung zur Verfügung stellen.
•    Wenn Sie möchten, teilen Sie abschließend mit, wie die Hinweisgeber-Beauftragte Sie ggf. erreichen kann, um Rückfragen zu stellen und Ihnen das Ergebnis des Ermittlungsverfahrens mitteilen zu können?

Die Meldung kann ebenso auch anonym/pseudonym abgeben werden. Die Anonymität des Hinweisgebenden wird gewahrt und nur nach vorheriger ausdrücklicher Einwilligung offengelegt.


5. Missbrauch der Meldestelle

Bei wissentlichen Falschmeldungen und vorsätzlichem Missbrauch behält sich die Sebapharma Gruppe das Recht vor, Strafantrag zu stellen oder andere geeignete Sanktionen zu ergreifen.


6. Externe Meldestellen

Ihnen stehen weiterhin externe Meldestellen bei den jeweiligen Überwachungsbehörden zur Verfügung. Rufen Sie für die Kontaktinformationen die Websites der zuständigen Behörden auf.


7. Ablauf eines Verfahrens

Nach Eingang der Meldung erhält der Hinweisgebende innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung der Hinweisgeberbeauftragten. Es sei denn es liegt keine Kontaktmöglichkeit vor oder die Meldung wurde anonym vorgenommen.

Nach 3 Monaten wird der Hinweisgebende über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen informiert. Es müssen ordnungsgemäße Folgemaßnahmen nach §18 HinSchG sein. Solche können u.a. interne Nachforschungen oder mögliche Maßnahmen zur Behebung des Problems sein.

Sollten sich trotz Nachforschungen keine hinreichenden Beweise ergeben, wird der Hinweisgebende über den Abschluss des Verfahrens aufgrund mangelnder Beweise informiert. In einem solchen Fall steht dem Hinweisgebenden der Weg über die externen Beschwerdestelle frei. Diese Meldestelle hat 6 Monate Zeit, um das Verfahren abzuschließen.


8. Sicherheit der Verarbeitung

Für die Durchführung des Verfahrens wurden angemessene Schutzmaßnahmen sowohl technischer, als auch organisatorischer Natur getroffen. 

Um Ihnen eine sichere Meldung zu ermöglichen, stellen wir Ihnen nachfolgend die öffentlichen Schlüssel für eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation zur Verfügung.


9. Änderungen

Bitte beachten Sie den jeweils aktuellen Stand dieser Seite, da wir regelmäßig Änderungen an den Inhalten im Rahmen unserer Reviewprozesse vornehmen.

 

 

Stand: November 2023